Online Workshops und Seminare sind gekommen, um zu bleiben. Jetzt gilt es, sie auf die nächste Qualitätsstufe zu heben und mehr als nur einen billigen Abklatsch von Präsenz Meetings daraus zu machen. Als Business Coach habe ich selbst schon viele Online Workshops gestaltet und meine Klient*innen bei der Vorbereitung eigener Workshops und Seminare unterstützt. In diesem Artikel teile ich meine besten Tipps mit dir.
Was brauche ich für einen Online Workshop?
Zu den Vor- und Nachteilen diverser Tools hast du bestimmt schon einiges gelesen. Ich möchte mich hier auf jene Tools beschränken, die auch ich selbst regelmäßig verwende und dir empfehlen kann:
Zoom oder Microsoft Teams für die Videokonferenz, wobei ich Zoom lieber mag, weil man hier auch Untergruppen in so genannten Breakout Rooms bilden kann.
Mural, Miro oder Google Jamboard als Whiteboard Tools, um gemeinsam an Inhalten zu arbeiten.
Mentimeter für Abstimmungen oder kleine Quizzes.
Als Faustregel gilt: je weniger Tools umso besser. Ich selbst liebe es mit neuen Anwendungen zu experimentieren und finde mich auch schnell in neuen Tools ein. So geht es aber nicht allen Menschen. Überfordere deine Teilnehmenden nicht mit zu vielen verschiedenen Tools, die ihnen womöglich nicht vertraut sind. Das sorgt nur für unnötige Ablenkung vom Wesentlichen.
Wie bereite ich Online Workshops und Seminare vor?
Online Workshops und Seminare brauchen mehr Struktur und Moderation als ihre offline Pendants. Es ist um einiges schwieriger, die Leute mit an Bord zu holen und vor allem über einen längeren Zeitraum motiviert zu halten. Wir kennen es alle: unsere Aufmerksamkeitsspanne ist online viel kürzer und wir ermüden schneller. Das heißt für dich als Moderator*in, dass du dich noch viel gründlicher vorbereiten musst.
Lege das Ziel des Workshops & Seminars gleich zu Beginn fest
Bevor du mit der Planung der Inhalte und Übungen startest, solltest du dir bewusst machen, was das Ziel des Workshops oder Seminars ist. Nur wenn du klar vor Augen hast, was der Outcome sein soll, kannst du den Workshop auch dementsprechend gestalten.
Folgende Fragen können dich bei der Zieldefinition unterstützen:
Was sollen die Teilnehmenden mitnehmen aus dem Workshop?
Was sollen die Teilnehmenden wissen nach dem Seminar?
Welche Ergebnisse soll der Workshop liefern?
Das Ziel des Workshops ist übrigens nicht nur für dich selbst wichtig, sondern auch für die Teilnehmenden. Es gibt ihnen Orientierung und hilft ihnen dabei sich geistig einzustimmen und vorzubereiten. Am besten kommunizierst du das Ziel schon in der Einladung und auch nochmals am Beginn des Workshops.
Eine genaue Workshop Agenda hilft beim Improvisieren
Ein Workshop lebt natürlich auch von Spontanität. Als Moderator*in willst und sollst du flexibel auf die Bedürfnisse deiner Gruppe eingehen können. Deine Teilnehmenden brauchen aber vor allem eine gute Struktur, um sich zurechtzufinden und deinen Inhalten gut folgen zu können. Mach dir also am besten eine genaue Agenda. Ich verwende dazu am liebsten Excel, wo ich für jeden Agendapunkt auch die geplante Dauer eintrage. Diesen Zeitplan lege ich mir ausgedruckt auf den Schreibtisch. So fällt es mir während des Workshops leicht mitzuverfolgen, ob wir gut in der Zeit liegen. Das macht das Improvisieren dann auch einfacher.
Auch für deine Teilnehmenden ist eine visualisierte Agenda ein guter Orientierungspunkt. Du kannst sie in Power Point oder auf deinem Whiteboard erstellen. Teile die Agenda am Anfang, aber auch immer wieder zwischendurch, damit die Gruppe weiß, wo ihr euch gerade befindet und was noch auf sie zukommt. Vergiss auch nicht die Pausen zumindest grob anzuführen!
Vorab Info an die Teilnehmenden
Packe in die Einladung zum Workshop alle notwendigen Infos, die einen reibungslosen Ablauf sicherstellen:
Ziel des Workshops
Datum & Dauer
Links zu Tutorials für die Tools, die verwendet werden
Etwaige Materialien, welche die Teilnehmenden brauchen (Papier, Stifte,…)
Vorbereitungsliteratur (vor allem bei Seminaren kann es hilfreich sein, wenn sich die Teilnehmenden schon vorab in ein Thema einlesen)
Link zur Videokonferenz
Wenn du öffentliche Workshops oder Seminare hältst, hat es sich bei mir bewährt die Vorab-Info einige Tage vorher zu verschicken und einen Tag vor dem Workshop noch einmal nur den Zoom-Link. Bei unternehmensinternen Workshops reicht aus meiner Erfahrung eine Einladung mit allen Infos.
Wie lange sollte ein Online Workshop dauern?
Plane Online Workshops kürzer als Präsenz-Workshops. Drei bis vier Stunden sind ein guter Richtwert. Wenn notwendig, teile die Inhalte auf mehrere solcher Einheiten auf. Das erfordert zwar mehr Termin-Koordination, macht aber Sinn. Was nutzt es dir und den Teilnehmenden schließlich, wenn nach 5 Stunden alle nur noch vor dem Bildschirm hängen?
Manchmal lässt sich aber auch eine Ganztages-Veranstaltung nicht vermeiden. Hier (und auch bei kürzeren Workshops) gilt immer die Regel: mache öfter Pausen als normaler Weise und sorge für viel Abwechslung bei Vortragsart, verwendeten Medien und Übungen. Der Erholungsfaktor bei Pausen ist übrigens in den ersten paar Minuten am höchsten und nimmt dann stetig ab, also plane lieber mehrere kurze Pausen als wenige lange ein. In meinen Workshops hat sich eine 15minütige Pause nach 1 ½ Stunden bisher gut bewährt. So lange halten die Teilnehmenden aber nur durch, wenn der Workshop wirklich interaktiv gestaltet ist!
Wie gestalte ich Online Workshops und Seminare interaktiv?
In Online Workshops und Seminaren fällt leider viel an unbewusster und nonverbaler Kommunikation weg. Es ist für dich als Moderator*in schwieriger die Stimmung einzufangen und den Teilnehmenden fällt es schwerer den Inhalten zu folgen und sich informell miteinander auszutauschen. Der lockere Small Talk in den Pausen fällt weg, es dauert mitunter länger bis Teams bei Gruppenarbeiten in den Flow kommen. Aber keine Angst, es gibt viele Übungen, die hier unterstützen können.
Tipps für einen guten Anfang von Online Workshops
Online Meetings sind oft so eng hintereinander getaktet bzw. gibt es wenig Möglichkeit, um gechillt anzukommen, sich erst einmal im Raum umzusehen und mit anderen zu plaudern. Es ist hier also besonders wichtig, dass du den Teilnehmenden dabei hilfst, kurz durchzuatmen und gut anzukommen.
Vorstellungsrunde
Wenn sich die Teilnehmenden nicht untereinander kennen, starte am besten mit einer kurzen Vorstellungsrunde. Statt einfach nur den Namen und beruflichen Hintergrund zu nennen, kannst du z. B. jeden Teilnehmenden bitten ein Symbol für seinen Beruf, seine derzeitige Stimmung oder seine Erwartung an den Workshop in die Kamera zu zeigen und ein paar Worte dazu zu erzählen. Das sorgt meist für einen unterhaltsamen Einstieg und dafür, dass man sich von einer ganz anderen Seite kennenlernt.
Stimmungsbild abholen
Wenn sich die Teilnehmenden schon kennen, und du dir ein Stimmungsbild verschaffen willst, kannst du auch mal ungewöhnliche Fragen stellen, wie z. B.: „Als welches Tier bist du heute hier, und warum?“ Weitere kreative Fragen für Check-In Runden findest du auf Tscheck.in.
Erwartungshaltung abfragen
Interessant für dich als Moderator*in kann auch die Erwartungshaltung der Teilnehmenden sein. Welche Themen interessieren sie besonders, was wollen sie unbedingt vom Workshop mitnehmen? Dazu kannst du ein Whiteboard vorbereiten und die Teilnehmenden bitten, jeweils ein digitales Post-It zu befüllen. Während des Workshops bzw. am Ende kannst du das Whiteboard dann immer wieder einblenden und darauf Bezug nehmen. So fühlen sich die Teilnehmenden mit ihren Wünschen gesehen und abgeholt.
Das sorgt für Auflockerung in Online Workshops
Über häufige Pausen haben wir schon gesprochen. Genauso hilfreich können aber auch so genannte Energizer sein. Das sind kurze Gruppenübungen, die den Kopf frei machen und manchmal auch den Körper auflockern. Sie machen Spaß und geben einen Energie-Kick. Ich setze solche Übungen gern nach intensiven Inhaltsblöcken ein oder wenn die Teilnehmenden nach dem Mittagessen müde zurückkommen.
Gemeinsames Tanzen
Es mag am Anfang vielleicht etwas Mut erfordern, eine Tanzübung vorzuschlagen, aber trau dich! Es macht so viel Spaß! Ich mag das Video vom Energizer Bear sehr gern. Er gibt die Choreografie vor, die alle Teilnehmenden nachtanzen, natürlich bei eingeschalteter Kamera.
Gegenstand suchen
Eine Person nennt einen (lustigen) Gegenstand, den alle so schnell wie möglich suchen und in die Kamera halten müssen. Wer am schnellsten ist, gewinnt und darf den nächsten Gegenstand bestimmen.
Wo in aller Welt ist…
Alle aktivieren die Rasteransicht, sodass alle Teilnehmenden in kleinen Kästchen nebeneinander angeordnet sind. Eine Person beginnt mit der Frage: „Wo in aller Welt ist (Name einer anderen Person)?“ Alle müssen so schnell wie möglich in die Richtung zeigen, wo die Person bei ihnen am Bildschirm angezeigt wird. Die genannte Person zeigt auf sich selbst. Die genannte Person macht weiter. Je schneller die Runden umso lustiger!
Teilnehmende einbinden in Online Workshops
Als Moderator*in von Online Workshops und Seminaren bist du kein Alleinunterhalter. Wissen kann sich nur dann festigen, wenn die Teilnehmenden mit den neu gewonnen Informationen auch interagieren. Nur wer sich selbst mit etwas beschäftigt, lernt auch. Zuhören alleine reicht nicht, so bequem das auch wäre! Gib deinen Teilnehmenden also so oft wie möglich die Chance selbst aktiv zu werden.
Reflexionsfragen für Gruppenarbeiten
Schicke die Teilnehmenden nach längeren Inhaltsblöcken in Breakout Rooms und lass sie in Gruppen das eben gehörte diskutieren. Gib ihnen konkrete Reflexionsfragen als Hilfestellung mit. Die Gruppen sammeln ihre Ergebnisse oder offenen Fragen auf eurem gemeinsamen Whiteboard. Anschließend teilt jede Gruppe ihre Erkenntnisse im Plenum.
Kurze Chat-Abfragen
Stelle immer wieder Fragen an die Teilnehmenden, die sich auf das aktuelle Thema beziehen und kurz und knackig im Chat beantwortet werden können, z. B. Schätzfragen. Wichtig ist, dass du auf einige Antworten auch kurz eingehst. Am besten sprichst du die Person auch direkt mit Namen an, wenn du ihre Antwort kommentierst.
Sprich Teilnehmende direkt an
Es gibt Menschen, die in Workshops sehr präsent sind und sich gern zu Wort melden. Gerade bei Online Workshops besteht die Gefahr, dass ruhigere Personen kaum gesehen werden. Außerdem driftet man schnell mal weg, wenn viel gesprochen wird und man gerade nicht aktiv gefordert wird. Den eigenen Namen zu hören, sorgt blitzschnell wieder für Aufmerksamkeit. Sprich daher Teilnehmende öfter auch direkt an und frag nach ihrer Meinung und ihren Erfahrungen. Hier ist natürlich etwas Fingerspitzengefühl gefragt, denn nicht jeder findet es angenehm „aufgerufen“ zu werden.
Ich mache es gern so, dass ich direkt Bezug auf etwas nehme, was eine Person zuvor gesagt hat bzw. ich von ihr weiß, z. B. „Wie Peter vorhin schon erwähnt hat,….“ Oder „Claudia, du hast erwähnt, dass du XY schon probiert hast. Kannst du Erfahrungen dazu mit uns teilen?“
Gruppenarbeiten
Gib den Teilnehmenden Aufgabenstellungen, mit denen sie sich beschäftigen müssen. Du kannst z. B. Case Studies verwenden und Fragestellungen dazu vorbereiten. Oder du gibst den Teams kreative Aufgaben. Vieles, was in Präsenz-Workshops möglich ist, klappt auch online gut. Mit Whiteboards, Videoaufzeichnung, Fotos und offline Equipment lassen sich wirklich tolle Dinge produzieren.
Eine kreative Aufgabe könnte beispielsweise lauten: „Sammelt Gegenstände, die ihr mit dem Thema Digitalisierung assoziiert und gestaltet daraus ein gemeinsames Bild.“
Offline Medien
Lasse deine Teilnehmenden auch mal analoge Medien nutzen. Das regt andere Sinnesorgane an und sorgt für einen wahren Kreativitätsschub. Ich bitte Teilnehmende z. B. gern darum, etwas zu malen oder zu zeichnen oder eine Skulptur zu bauen.
Eine Fragestellung dazu könnte etwa sein: „Zeichne ein Bild das symbolisch für dein Team/Unternehmen steht.“ So eine Übung kann ruhig auch mal in Einzelarbeit passieren. In 2er Gruppen stellen die Teilnehmenden sich dann ihre Bilder gegenseitig vor und teilen ihre Eindrücke, Gefühle und Ideen.
Tipps für einen guten Abschluss von Online Workshops
Am Ende des Workshops ist es wichtig die Inhalte und Ergebnisse noch einmal zusammenzufassen und die Stimmung der Teilnehmenden einzufangen. Lasse hier bewusst noch einmal alle Personen zu Wort kommen.
Hilfreich sind Check-Out Fragen wie:
Was nimmst du dir aus dem Workshop mit?
Mit welchem Gefühl gehst du jetzt nach Hause?
Was lässt du mir an Feedback da?
Inwieweit wurden deine Erwartungen erfüllt? (Whiteboard vom Anfang einblenden)
Und vergiss nicht darauf, dass auch du die Check-Out Frage(n) beantwortest. Auch du bist Teil der Gruppe!
Hilfe bei der Vorbereitung und Gestaltung von Online Workshops und Online Seminaren
Wenn du dich an den obigen Tipps orientierst, bist du sicher schon gut gerüstet für deinen nächsten Online Workshop. Manchmal kann es aber auch hilfreich sein, Feedback von außen zu bekommen. Als Business Coach unterstütze ich meine Klient*innen unter anderem auch bei der Vorbereitung von wichtigen Meetings, Workshops und Seminaren. Ich habe selbst schon viele Online Workshops gestaltet und kann dir daher praxiserprobte Tipps geben.
Methoden und Tools sind aber nicht alles, manchmal braucht es auch einen kleinen Selbstbewusstseins-Boost. Ich helfe dir auch dabei, deine persönlichen Stärken zu identifizieren und in der Moderation gezielt einzusetzen, sodass du gestärkt in deinen nächsten Online Workshop startest.
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Mein Name ist Elisabeth Harzhauser. Ich bin Business Coach und Diplom-Lebensberaterin, Trauer- und Sterbebegleiterin und Consultant für neue Arbeitswelten.
Ich unterstütze Menschen, die etwas in ihrem Leben oder ihrem Unternehmen bewegen wollen.
Ich arbeite in Wien und in der ganzen Welt, denn meine Beratungen und Coachings biete ich auch online an.