Digitale Führung: Tipps für virtuelle Zusammenarbeit im Team


Ein Computerbildschirm mit einem Symbol für ein Team und 8 Tipps für die digitale Führung rundherum angeordnet
Digitale Führung braucht gleichzeitig Freiheit und Struktur ©Harzhauser Beratung

Bei der Führung von digitalen Teams geht es um mehr als nur den richtigen Einsatz von Tools. Es ist vor allem eine Frage der inneren Haltung, ob virtuelle Teams gut zusammenarbeiten. Als Business Coach begleite ich Führungskräfte und Teams und unterstütze sie bei ihrer Digitalisierung. In diesem Artikel teile ich meine Tipps für die digitale Führung von Teams mit dir.


Vorteile von digitaler Führung

Bei all den Belastungen und dramatischen Auswirkungen hat Corona uns vor allem eines gezeigt: Veränderungen in unserer Arbeitswelt sind möglich! Die Digitalisierung hat in Bereiche Einzug gehalten, wo sie vorher undenkbar war. Mitarbeitende und Führungskräfte haben schnell und viel dazugelernt und den einen oder anderen Vorteil des ortsungebundenen Arbeitens zu schätzen gelernt. Als Führungskraft sind dir vermutlich besonders diese Aspekte der digitalen Zusammenarbeit positiv ins Auge gestochen:


Schnellere Verfügbarkeit

Meetings können unabhängig vom Aufenthaltsort der Teilnehmenden relativ schnell und unkompliziert initiiert werden. Experten können rasch und punktuell hinzugezogen werden.


Kostenersparnis

Reisezeiten und Spesen fallen weg. Die Umwelt freut sich darüber genauso wie das Firmenbudget. Die Arbeitszeit kann effizienter genutzt werden.


Höhere Produktivität

Bei idealen Home Office Bedingungen (also ohne paralleles Home Schooling) kann in der Regel konzentrierter und fokussierter gearbeitet werden. Ständige Unterbrechungen durch Kollege*innen, die auf einen Tratsch vorbeischauen oder laute Gespräche am Nebentisch fallen weg.


Schnelles Lernen

In der digitalen Zusammenarbeit zeigt sich recht schnell, welche Tools und Vorgehensweisen für ein Team funktionieren oder eben nicht. Wer auf die digitalen Kommunikationsmittel angewiesen ist, setzt sich intensiver mit ihnen auseinander und wird auch mal kreativ, wenn etwas nicht so hinhaut wie es sollte.


Herausforderungen bei der digitalen Führung

Bei all den positiven Begleiterscheinungen bringt die digitale Führung aber einige Herausforderungen mit sich. Das traditionelle Führungsverhalten kann nicht einfach 1:1 auf die digitale Welt übertragen werden. Verteilte Teams und Mensch mit unterschiedlicher digitaler Kompetenz brauchen einen ganz besonders achtsamen Führungsstil. In der Arbeit mit meinen Klient*innen habe ich in den letzten Monaten besonders folgende Stolpersteine bei der digitalen Führung beobachtet:


Home Office liegt nicht jedem

Home Office kann aus den verschiedensten Gründen nicht für jeden Mitarbeitenden die beste Option sein. Manchmal fehlt der geeignete Arbeitsplatz, öfter macht die Isolation von Kolleg*innen zu schaffen. Einsamkeit war vor allem in Zeiten der Pandemie ein großes Thema. Das können selbst regelmäßige Online Workshops nicht wettmachen.


Selbstorganisation wurde nie gelernt

Mitarbeitende, die bisher sehr hierarchisch oder autoritär geführt wurden stehen bei der digitalen Zusammenarbeit vor der großen Herausforderung plötzlich viel Eigenverantwortung übertragen zu bekommen. Die Führungskraft kann nicht mehr alles kontrollieren und vorgeben. Die Menschen müssen sich selbst organisieren. Das kann auf beiden Seiten zu Verunsicherung führen, denn wie das eigentlich geht, konnte bisher nicht geübt werden.


Wenig Identifikation mit dem Team

Klar im Vorteil ist, wer sich schon persönlich und in Echt gesehen hat. Dann fällt auch die digitale Zusammenarbeit leichter. Aber es gibt auch digitale Teams, die sich noch nie zuvor in der realen Welt getroffen haben. Ohne persönliche Bindung fällt es sehr schwer Vertrauen aufzubauen und einen Zusammenhalt im Team zu schaffen.


Wenig Steuermöglichkeiten

Wer Führung vor allem als eine Steuer- und Lenkaufgabe sieht, hat es im digitalen Setting besonders schwer. Hier den Überblick zu bewahren, was wo wann und wie passiert, ist gar nicht so einfach. Kontrolle ist nur eingeschränkt möglich.


Tipps für die digitale Führung

Wer virtuelle Teams erfolgreich führen will, muss sich von eingefahrenen Denkmustern verabschieden. Die Versuchung liegt nahe, sich einfach auf einen Haufen digitaler Tools zu stürzen und zu hoffen, damit sei die Sache erledigt. Bei den Führungskräften und Teams, die ich als Business Coach begleite, zeigt sich aber, dass der Wandel zuerst im Kopf stattfinden muss.


Digitale Führung braucht Vertrauen

Du kannst als Führungskraft nicht alles kontrollieren, also probiere es gar nicht erst. Schenke deinen Mitarbeitenden Vertrauen. Wenn du mit einem positiven Menschenbild auf andere zugehst, wird sich das in aller Regel auch bestätigen. Die Haltung, mit der wer Menschen begegnen, wirkt sich auf unser Verhalten aus. Und das wiederum hat Auswirkungen auf das Verhalten der anderen. Wer immer alles auf Punkt und Beistrich kontrollieren will und keinen Freiraum lässt, fordert geradezu heraus, dass Regeln gebrochen werden.


Ich will damit nun nicht sagen, dass digitale Zusammenarbeit nur auf blindem Vertrauen in das Gute im Menschen basieren kann. Ich halte nichts von einem idealisierten Menschenbild. Vielmehr bin ich überzeugt davon, dass bestimmte Rahmenbedingungen das Beste (oder Schlechteste) in uns zum Vorschein bringen können. Eine wesentliche Aufgabe für dich als Führungskraft ist es diese Rahmenbedingungen zu schaffen.


Transparenz schafft Vertrauen bei der digitalen Führung

Vertrauen ist keine Einwegstraße, es basiert im besten Fall auf Gegenseitigkeit. Auch du als Führungskraft solltest dich darum bemühen das Vertrauen deines Teams zu gewinnen. Je weiter wir örtlich voneinander entfernt sind, umso wichtiger ist Vertrauen ineinander als Bindeglied. Vertrauen wird vor allem durch Transparenz geschaffen. Wenn wir ehrlich miteinander sind, wie es uns persönlich und beruflich gerade geht, schaffen wir eine gute Vertrauensbasis.


Teile also wann immer möglich alle relevanten Informationen mit deinen Mitarbeitenden. Traue ihnen zu, dass sie auch mit schlechten Nachrichten umgehen können. Nichts ist schlimmer als Gerüchte, die die Runde machen. Und du kannst dich darauf verlassen, dass das auch online schnell geht. Wenn du selbst (auch unangenehme) Dinge offen ansprichst, wirst du bald die Erfahrung machen, dass sich auch andere dir gegenüber öffnen. Und wenn dann alles offen am Tisch liegt, lässt sich auch viel einfacher an Lösungen arbeiten.


Digitale Führung stellt Sinn und Werte in den Mittelpunkt

Wenn der räumliche Zusammenhalt und die direkte Interaktion mit den Kolleg*innen in den Hintergrund rückt, wird es umso wichtiger, dass alle einem gemeinsamen Ziel folgen. Und damit meine ich jetzt nicht die obligatorischen Zielvereinbarungen am Anfang des Jahres, die sich womöglich dann auch noch auf etwaige Bonuszahlungen auswirken. Das verbindende Element sind der gemeinsame Purpose und die Werte. Oft gibt es schön ausformulierte Unternehmensvisionen, die sich im Grunde keiner merken kann und die wenig im Alltag spürbar sind.


Nimm dir unbedingt die Zeit, mit deinem Team einen eigenen Purpose und Werte zu erarbeiten. Natürlich sollten die zur Gesamt-Unternehmensstrategie passen, aber achte wirklich darauf, dass ihr als Team etwas für euch Stimmiges erarbeitet. Die gemeinsame Erarbeitung schweißt zusammen und sorgt dafür, dass ihr ein gemeinsames Verständnis dafür habt, was euer tägliches Tun eigentlich antreibt. Wofür steht ihr als Team/als Unternehmen, warum tut ihr das was ihr tut, was ist der Sinn hinter all dem? Das gibt Orientierung und Motivation!


Deine Aufgabe als Führungskraft ist, den Purpose und die Werte auch immer wieder im Alltag präsent zu machen. Zum Beispiel könnt ihr als fixe Fragestellung bei Diskussionen einbauen: „Unterstützt diese Entscheidung unseren Purpose/unsere Werte?“


Spielregeln erleichtern die digitale Zusammenarbeit

Digitale Zusammenarbeit bringt viel Freiheit mit sich. Damit einher geht aber auch viel Verantwortung und ein gewisses Maß an Abstimmung. Es mag zwar für mich persönlich fein sein immer spätnachts zu arbeiten, aber wenn Kolleg*innen auf meinen Input angewiesen sind, haben sie vielleicht keine Freude damit. Klare Spielregeln sind also ein absolutes Muss. Im besten Fall ermunterst du dein Team dazu sich auf Spielregeln zu einigen. Auch du bist übrigens Teil des Teams und darfst Vorschläge einbringen.


Stellt sicher, dass es nicht zu viele Regeln gibt, nur was absolut notwendig ist für eine reibungslose Zusammenarbeit. Und behaltet euch vor, Regeln auch jederzeit zu verändern oder abzuschaffen, wenn sie euch nicht mehr hilfreich sind. Auch wenn es nur wenige Regeln sind, hilft es sie zu verschriftlichen.


Spielregeln können zum Beispiel sein:

  • Meetings starten immer pünktlich, auch wenn sich irgendjemand verspäten sollte.

  • Wir dokumentieren alle Aufgaben ausschließlich in unserem Projektmanagement-Tool.

  • Wir starten und beenden alle Meetings mit einem Check-In und Check-Out.

  • Auf Kundenmails antworten wir innerhalb von 24 Stunden.

Digitale Führung schafft Klarheit

Spielregeln definieren, wie ihr zusammenarbeitet. Genauso wichtig ist das Ziel, auf das ihr hinarbeitet. Als Führungskraft stellst du sicher, dass dein Team dieses Ziel immer klar vor Augen hat. Nur wenn ihr alle in dieselbe Richtung rennt, werdet ihr auch gemeinsam am Ziel ankommen. Mache also klar, wo es hingeht und wie ihr euren Erfolg auch laufend messen werdet. Du musst (und sollst) das übrigens nicht allein machen, nutze die Expertise deiner Mitarbeitenden und lass sie ihre Ziele selbst definieren. Das sorgt dafür, dass ihr euch realistische Ziele setzt und schafft mehr Verbindlichkeit.


Deine Aufgabe als Führungskraft ist, die Ziele laufend im Auge zu behalten und auch Konsequenzen zu setzen, wenn ihr euch mal auf Abwege begeben solltet. Ich rede hier nicht von Bestrafungen oder Abmahnungen. Es geht vielmehr darum, dass du klar und deutlich ansprichst welche Auswirkungen eine Entscheidung oder ein bestimmtes Verhalten auf eure Zusammenarbeit und eure Zielerreichung hat und welche Veränderung du dir wünschst.


Je klarer du deine Erwartungen formulierst, umso mehr Orientierung gibt das deinem Team. Deine Klarheit ist außerdem Vorbild für deine Mitarbeitenden, die in weiterer Folge dann auch artikulieren werden, was sie (von dir) brauchen um gut arbeiten zu können.


Regelmäßiges Feedback erleichtert die digitale Führung

Wenn die Zwischentöne fehlen in der Kommunikation und wir die unterbewussten Schwingungen nicht mehr so einfach wahrnehmen können, dann braucht es umso mehr direktes Feedback. Stelle sicher, dass dein Team sich regelmäßig Zeit nimmt dafür. Es macht Sinn, dass vor allem Menschen, die viel miteinander arbeiten, sich regelmäßig Feedback geben. Es braucht keinen wahnsinnig komplexen Fragebogen dazu, wie er oft bei Mitarbeiter*innen-Gesprächen üblich ist. Stattdessen könnt ihr euch z. B. einmal im Quartal in 3er-Teams zusammentun. Jeweils 2 Personen geben einer Person Feedback.


Hilfreich können dabei folgende Fragestellungen sein:

  • Das machst du besonders toll!

  • Das ist mir in letzter Zeit positiv aufgefallen an dir und deiner Arbeit.

  • Davon wünsche ich mir mehr in der Zusammenarbeit mit dir.

  • Das fehlt mir in der Zusammenarbeit mit dir.

Vergiss nicht, dass auch du selbst dir Feedback einholst von deinem Team und von hierarchisch gleichgestellten Kolleg*innen. Nur wer seine blinden Flecken kennt, kann sich und seine Führung verbessern.


Digitale Führung unterstützt auch den informellen Austausch

Der kleine Plausch in der Büroküche, das gemeinsame Mittagessen oder ein Teamausflug sind nicht nur nette Unterbrechungen vom Alltag. Sie haben eine ganz essentielle Wirkung auf das Teamgefühl. Wir sind nicht nur Arbeitstiere, wir sind vor allem Menschen. Wer einander gut kennt und sich vertraut, der hat auch den Mut Neues auszuprobieren. Erst dann kommt ihr als Team an den Ort von dem jede Führungskraft träumt: der Ort, an dem neue Ideen geboren werden 😊.


Schaffe als Führungskraft also bewusst Möglichkeiten für den informellen Austausch. Sich regelmäßig in Echt zu treffen sollte ja jetzt wieder gefahrlos möglich sein, aber auch digital gibt es einige nette Möglichkeiten. Gemeinsam Mittagessen klappt z. B. auch über den Bildschirm gut. Es gibt auch einige nette und kurze Auflockerungsübungen für Meetings und Workshops. Beginnt eure Besprechung beispielsweise damit, dass jeder einen Gegenstand mitbringt, der symbolisch für seine derzeitige Stimmung steht. Wenn jeder seinen Gegenstand herzeigt und ein paar Worte dazu sagt, habt ihr schon wieder viel über euch erfahren.


Digitale Führung gibt Gefühlen Raum

Durch die digitale Kommunikation verlieren wir den direkten Draht zueinander. Kommunikation läuft zu rund 90% über unbewusste Signale wie Körpersprache, Mimik und Gestik ab. Bei einer Videokonferenz mit schlechtem Ton und halb abgeschnittenem Körper geht so einiges davon verloren. Umso wichtiger ist es, dass wir unsere Gefühle explizit ansprechen und somit sichtbar machen. Unausgesprochene Spannungen können ein Meeting komplett sabotieren, das hast du vielleicht schon erlebt.


Ich bin ein großer Fan der Gewaltfreien Kommunikation. Die Idee dahinter ist, dass unsere Gefühle uns viel darüber sagen welche unserer Bedürfnisse gerade erfüllt oder nicht erfüllt sind. Indem wir das sichtbar machen, können andere besser nachvollziehen wie es uns geht und was wir brauchen. Das erleichtert das gegenseitige Verständnis. Gehe als Führungskraft hier mit gutem Beispiel voran. Es mag im ersten Moment seltsam wirken, aber es lohnt sich aus deiner Komfortzone herauszutreten!


Ein Beispiel für Gewaltfreie Kommunikation:


Normaler Weise würdest du z. B sagen „Ich bin total unzufrieden damit wie du die Aufgabe erledigt hast.“


Mit der Haltung der Gewaltfreien Kommunikation könntest du z. B. sagen: „Mir ist wichtig, dass ich mich auf dich verlassen kann (Bedürfnis). Es ärgert mich (Gefühl), dass du die Aufgabe nicht zum vereinbarten Zeitpunkt geliefert hast. Ich wünsche mir, dass du mir in Zukunft früher Bescheid gibst, wenn es Probleme bei der Umsetzung gibt.“


Die Gewaltfreie Kommunikation macht konkret was du brauchst, wie du dich fühlst und was der andere dazu beitragen kann, dass dein Bedürfnis erfüllt wird. Und jetzt stell dir mal vor, wir wären immer so klar miteinander! Wie viele Missverständnisse und Streitgespräche wir uns sparen könnten!


Nimm dir Zeit für Reflexion

Als Führungskraft in digitalen Settings hast du eine fordernde und verantwortungsvolle Aufgabe. Im Alltagstrubel bleibt oft wenig Zeit, um das eigene Handeln und Verhalten zu hinterfragen. Gerade das ist aber besonders wichtig, wenn du dich auf Neues einlassen willst. Ein Coaching kann dir dabei helfen, neue Perspektiven einzunehmen und dir auch Feedback von außen einzuholen.


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Mein Name ist Elisabeth Harzhauser. Ich bin Business Coach und Diplom-Lebensberaterin, Trauer- und Sterbebegleiterin und Digital Marketing Expertin.


Ich unterstütze Menschen, die etwas in ihrem Leben oder ihrem Unternehmen bewegen wollen.


Ich arbeite in Wien und in der ganzen Welt, denn meine Beratungen und Coachings biete ich auch online an.


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